Con la herramienta de admisión legal de Xakia, puedes recibir fácilmente diferentes tipos de solicitudes de tus clientes internos, triaje y asignar el trabajo a los miembros apropiados de tu equipo.
Recibir el trabajo de tu cliente interno - y asegurarte de que recibes la información que necesitas para resolver la cuestión legal la primera vez - nunca ha sido tan fácil.
La admisión legal y el triaje están disponibles con una suscripción a Xakia Plus y Xakia Advance.
Para utilizar la herramienta de admisión de Xakia, siga estos sencillos pasos:
- Localice su configuración de ingesta legal
Para establecerse en la entrada legal, un administrador de la ubicación debe:
- Hacer clic en Admin.
- Haga clic en Xakia Plus o Xakia Advance (dependiendo del nivel de suscripción) en las opciones del menú de la izquierda
- Diseñe su formulario de solicitud
Xakia te permite diseñar tu formulario para incluir tu logotipo, los colores de la empresa y el texto del encabezado. Siga estos pasos para diseñar su formulario de solicitud:
- Haga clic en la configuración 'cog' junto al encabezado existente en el área azul
- Ponga un encabezamiento en su formulario de solicitud
- Seleccione un formato de color
- Seleccione si desea mostrar su logotipo (se utilizará el logotipo de la empresa cargado en la Administración de la empresa > Configuración)
- Inserte el texto introductorio en su formulario de solicitud, si es necesario
- Determine si quiere permitir "Rechazar una petición" y entonces:
- Permitir Rechazo debe ser comprobado
- Seleccione las razones de rechazo para que estén disponibles
- Haga clic en "Guardar".
- Crear tipos de solicitud Xakia
Xakia te permite crear ilimitados 'Tipos de solicitud' que incluyen:
- una descripción de la solicitud
- preguntas personalizadas
- administradores del tipo de solicitud
Un administrador de localización puede configurar un tipo de solicitud siguiendo estos pasos:
- haga clic en el botón Admin de la barra de navegación superior;
- haga clic en "Xakia Plus" o "Xakia Advance" en el menú de la izquierda (esto está determinado por su nivel de suscripción);
- haz clic en 'Add Legal Request Form';
- en la sección azul en la parte superior del formulario:
déle un nombre a su solicitud;
- determine si desea alojar su solicitud legal en:
- la URL predeterminada (consulte la página de inicio de su pestaña de solicitudes legales)
- una URL única (una nueva URL, diferente a la URL predeterminada)
- un URL único existente (seleccione de los formularios de solicitud existentes)
- bajo la pestaña "Solicitud", estos campos aparecerán en la primera página de su formulario de admisión legal:
- determine si desea renombrar los campos
- determinar si quieres apagar los campos
- determinar qué miembros del equipo se mostrará para la selección por sus clientes internos y / o ser administradores en este tipo de solicitud (estos miembros del equipo recibirá y asignar los asuntos) - esto se establece haciendo clic en los tres puntos junto a "Matter Manager", que invocará una diapositiva a la derecha para la selección;
- donde se activa "División" y "Categoría" se puede hacer clic en los tres puntos para limitar qué divisiones (y subdivisiones) y categorías (y subcategorías) deben ser incluidas
- en la pestaña "Detalles", son campos que aparecerán en la pestaña "Instrucciones" sobre el asunto, y pueden ser diseñados de la siguiente manera:
- añadir campos personalizados en el área de campos personalizados de tu administrador siguiendo los pasos descritos en este artículo;
- arrastra y suelta tus campos personalizados en tu formulario en el orden en que te gustaría que aparecieran (ten en cuenta que también puedes mostrarlos en orden alfabético si lo prefieres);
- añada instrucciones a cada campo si es necesario;
- cuando crea que se necesitan más instrucciones, añada detalles en el recuadro de instrucciones de cada pregunta. Tenga en cuenta que esto aparecerá como un texto más pequeño debajo de cada pregunta;
- en "Plantilla" determine si desea que estos tipos de solicitud se planifiquen, es decir, que se asignen automáticamente campos cualitativos (tamaño, riesgo, complejidad y estrategia) cuando se reciba la solicitud;
- haga clic en 'Guardar'.
Ten en cuenta que en la pestaña "Vista previa" puedes ver los cambios guardados.
- Controlar las notificaciones
Sus clientes internos recibirán automáticamente notificaciones:
- cuando presenten una solicitud
- cuando la solicitud se asigna a un usuario de Xakia y se guarda como un asunto
- cuando el asunto esté terminado
Si desea desactivar estas notificaciones, puede hacerlo siguiendo estos pasos:
- en el área de administración, haga clic en "Notificaciones" en la barra de navegación izquierda
- haga clic en la pestaña "Notificaciones de admisión legal".
- observar la lista de solicitudes de admisión legal que han sido activadas
- desmarque las notificaciones que no desea que sus clientes internos reciban
- Ponga sus formularios de solicitud a disposición en su intranet
Sus clientes internos pueden acceder a los formularios de solicitud desde su intranet, responder a las preguntas y adjuntar sus documentos y correos electrónicos para someterlos a revisión legal.
Al configurar sus tipos de solicitud de admisión legal, notarán estos enlaces URL:
- El URL por defecto se muestra en la sección azul de la página principal de su pestaña de admisión legal
- Los URL únicos, cuando se seleccionan en un formulario de solicitud, se muestran en la sección azul de cada tipo de solicitud
Cada enlace URL puede ser proporcionado a su equipo de IT para ser incluido en su intranet como cualquiera:
- un iFrame
- un enlace a la página de solicitud
Si necesitas más información o ayuda, haz clic en el signo ? en la barra de navegación superior de tu plataforma Xakia, o envía un correo electrónico a support@xakiatech.com.